In totdeauna am apreciat oamenii care sunt siguri si iau decizii rapid si cu incredere. Sa te afli in preajma unei asemenea persoane iti ofera un sentiment de siguranta, mai ales daca este Seful.
Ca sa fii sigur pe tine trebuie sa raspunzi la o singura intrebare “Ce fac acum?” … de cel putin zece ori pe zi!
Sa fii pregatit pentru o asemenea intrebare iti sporeste increderea, te scuteste de timp inutil petrecut in freamat (indecizie) si te ajuta sa fii in pas cu ceilalti (care deja au luat o decizie).
Exista cateva sisteme care te pot ajuta sa fii mai pregatit:
• T.R.A.F.
• Cei 4 “D” (Delete, Do, Delegate, Defer)
• GTD Workflow Diagram
Am sa vorbesc despre primul sistem, pe care il consider cel mai potrivit.
Sa presupunem ca esti manager si lucrezi la un proiect important si urgent, trebuie sa faci rapoartele lunare in mai putin de 2 ore. Acum te afli la birou si lucrezi, dintr-o data apare seful care iti intinde o “foaie” (poate fi: cerere, ordin, sarcina, task, …).
Iata cum poti folosi sistemul T.R.A.F. in avantajul tau:
Toss (TRAF):
Puneti urmatoarele intrebari:
• Ce se intampla daca nu fac aceast lucru ?
• Exista vreo consecinta negativa ?
Daca nu exista consecinte negative atunci poti renunta linistit la acea sarcina (task).
Refer (TRAF):
• Cine este disponibil si poate sa faca acest lucru ? (… in afara de tine)
Daca ai pe cineva care este disponibil si capabil sa execute sarcina, deleaga sarcina catre acea persoana.
Act (TRAF):
• Este urgent ?
• Este important ?
Daca este important si urgent atunci trebuie sa actionezi! De exemplu “cladirea in care lucrezi a luat foc si esti singurul care poate sa apese pe semnaulul de alarma” … in mod evident te vei ridica de pe scaun si vei apasa butonul de alarma, pentru ca este urgent si important!
File (TRAF):
• Poate fi amanat ?
Daca da atunci poti sa arhivezi si sa notezi sarcina respectiva pentru ca vei reveni mai tarziu asupra ei. Este foarte important in cazul unei amanari sa notezi ce trebuie facut (To do list) ca sa nu pierzi timp incercand sa iti amintesti despre ce era vorba.
Ideea acestui sistem nu este respectarea “cuvant-cu-cuvant” ci sa evidentieze nevoia creari unui sistem care sa te ajute in organizarea sarcinilor (tasks-urilor).
Referinte:
Definitie: TRAF (thefreedictionary.com)
TRAF comparat cu alte sisteme (Matthew Cornell)
Foto (Google Images) + PS